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會議禮品的選擇要點

武漢君悅禮品 2010-04-14

 

會議禮品的選擇要點
 
高檔商務會議禮品因受到會議主題、會議形式的限制,選擇空間相對較小,那么,選擇何種會議禮品,才能貼近會議主題,傳達會議理念,同時,以與眾不同的特點吸引受贈者的注意力呢?
現代社會中,信息溝通的重要性日益凸顯。會議活動因為有助于信息的傳達與交流,而得到廣泛的開展。對于一場會議來說,精心的策劃與安排,還不能圓滿詮釋會議的完整性。而一款溫馨的會議禮品,不僅能夠給予與會者美好的祝福和良久的回味,更能夠體現主辦方的關懷和祝愿,增強會議效果,因此不可或缺。
但因為會議的形式與主題的限制,會議禮品的選擇空間相對較小, 而且新意匱乏。當與會者再三收到同質產品,只會興趣索然,使會議禮品淪為“雞肋”之選。選擇何種會議禮品,才能貼近會議主題,傳達會議理念,同時,以與眾不同的特點吸引到受贈者的注意力呢?我們不妨先從一個案例中尋找答案。
H公司是一家能源一體化的化工公司,行業的領導者地位使其對禮品的要求非常之高。在年度會議中,H公司又一次陷入了選擇商務禮品的難題中,企業采購者一再表示希望選購的禮品能夠營造年度會議的氛圍,并具有使用的便捷性,能夠成為居家生活與辦公生活的雙重必備。因此,比較傾向可以大面積印制企業LOGO的杯類產品。但企業方對杯類產品也有一些顧慮,擔心采購了的杯具安全性能不過關,影響到使用者的健康。
為此,H公司特意對產品進行了嚴格的考核。當競標的禮品一個個鎩羽而歸時,傲仕陶瓷專利杯卻因為對細節的把握,對品質的苛求,以及FDA的食品安全認證而嶄露頭角,成為H公司的最終選擇。
全方位、多角度探尋會議禮品需求點:
從以上案例中,可以發現會議禮品在嚴格定位下自然而然脫穎而出。所以在會議禮品的選擇攻略中,第一要素就是禮品的需求分析與定位。會議的多元化決定了會議禮品需求的多元化,因此一定需要對會議有全方位的認識,這有助于贈送方對禮品的選擇做出準確判斷。
在特定時間、環境里召開的會議,多少會受到來自于外界形勢的影響。如經濟危機時期,即便經濟效益很好的企業也會下意識的壓縮開支,在禮品的采購上饋贈方不妨放眼一些性價比較高的產品,一方面緩解了受贈者對禮品價值的挑剔,另一方面能夠形成有意識的控制成本的采購習慣。
明確會議性質,有的放矢地選擇。
會議性質是決定如何選擇饋贈禮品的又一關鍵因素。從會議性質上劃分,會議可以簡單地分為慶典會議、商務會議與政府會議。其中,慶典會議包括:企業年度會議、分公司開業慶祝會等,饋贈禮品旨在營造喜慶的氛圍,突出歡慶的主題;商務會議包括:新聞發布會、新品發布會等,饋贈禮品商務目的明確,是主辦方對嘉賓額外的犒勞與感謝; 政府會議,如:巡回招商會、協商會等,此類會議禮品則多數具有紀念意義與地方人文特色。當會議性質明確后,禮品選購的定位方向輪廓初現。當然至于選擇什么樣的禮品,還應該根據會議的主題與內容,進一步細化。
所選禮品契合會議主題與內容:
會議圍繞議題而展開,會議的組織安排上要考慮到是否充分表現議題,而禮品饋贈作為會議的一個環節,也應該契合會議的主題與內容。筆者曾參加過一個節能手機產品的發布會,而收到了一款太陽能手機電池萬能充,欣喜萬分。饋贈品并不出乎意料,與手機產品有一定關聯, 然而是市場相對少見的產品,符合了節能的主題。需要注意的是,依據主題內容選擇禮品,并不是每種會議都適用,如學術型與經濟型的會議,因為主題內容過于深奧,與具體形態的禮品沒有交接點,就不適宜采取此類方式。
注意參會人員的職業背景和生活習慣:
另外,參會人群的職業背景與生活習慣也決定了禮品的定位和方向。作為饋贈品,只有得到受贈者的認可與喜愛,才能體現出價值所在。以饋贈方的角度來看,也許采購的禮品經過了精挑細選,涵蓋了諸如精美、貼心、實用等各種優勢,但只要受贈者不以為然,就可以直接判定禮品選擇為失敗。在會議禮品采購之前,一定要做好“功課”, 詳細分析參會者的組成結構, 并 “投其所好”,讓禮品發揮最大的價值。
從一般的禮品選擇程序上來看,考慮到以上因素,禮品會保持一個大致的水準,而現實操作中,因為禮品的差異性與特殊性,還要進而考慮一些禮品饋贈的后續問題。會議饋贈時,大件禮品有排場,既能體現饋贈者的慷慨與實力,又能帶給受贈者驚喜,但是如果參會者是來自另外一個城市,而交通顛簸,那么收禮的驚喜很快會轉化成對禮品運輸的顧慮,甚至可能轉化成對饋贈者的抱怨—“送我這么大件的禮品不是為難我嗎?”。當然具體要考慮的還有后續保養、保存、時效性等,這些因素的限制會進一步縮小禮品選擇的范圍。
注意會議禮品“高調出手”的特點:
會議禮品還有具有“高調出手”的特點。因為會議禮品饋贈采取的是公共場合中點對面的方式, 禮品太“含蓄”,不免小家子氣,而且會由受贈者的挑剔擴散為普遍的不滿,非但不能達成贈送目的,還會影響饋贈者的聲譽。
綜合分析以上因素后,就可以給會議禮品一個確切的定位了。再來回顧一下H公司年度會議的采購案例,究竟為什么最終定位為養身杯呢?
一、從經濟環境來看,H公司年度會議在經濟上升時期。
二、從會議性質上看,屬年度慶典。
三、會議主題是總結既往輝煌成績,并展望企業未來,呈現了積極上向的精神風貌。四、受贈人群多為各級領導與行業領袖。綜合以上因素,精致化、健康類、高端禮品才是此次會議禮品的首要選擇。
饋贈方如能在采購之初,細節化的考量各類禮品是否符合此次采購禮品的定位,避免在禮品選擇上陷入誤區,同時,能夠提高效率,在較短時間內找到真正適合會議所需的禮品。與其如此,何樂不為呢?
以饋贈方的角度來看,也許采購的禮品經過了精挑細選,涵蓋了諸如精美、貼心、實用等各種優勢,但只要受贈者不以為然,就可以直接判定禮品選擇為失敗。
 

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